無駄な会議を減らし残業をなくすオフィスのレイアウトとデスクの選び方
オフィス移転や社員の増加にともない、業務の効率化を行いたい、残業を減らしたい、生産性を上げたいという動きが広がっています。働き方を見直すきっかけとして着手しやすいものの一つが「無駄な会議を減らす」ことです。会議、準備にかける時間を減らすことで本来の業務に集中できるようになります。
残業を減らしながら業績の向上させるオフィスのデスクとレイアウトを紹介いたします。
■会議に使う時間は年平均159時間
スリーエム ジャパンの調査によると、業務改善が必要だと回答した正社員男女400名のうち、「1週間に1回以上会議を行う」274名に「1週間で会議に費やしている平均時間」を聞いたところ、「4.3時間」という結果が出ました。出勤日を260日（37週）とした場合、年間で平均159.1時間。丸々20日間もの業務時間を会議に消費していることになります。
会議時間を短縮するために、あらかじめテーマやゴールを用意しておく、テーマについて共有しておく、終了時間を決めておく、発言しやすい雰囲気を作る、といった方法もありますが時間を節約する最も良い方法は、会議自体を減らすことです。
そのために部門間を超えて日頃からコミュニケーションを取りやすい環境をオフィス内につくっておき、必要な時にはすぐに対話を行い、問題点があれば共有し合うことが会議を削減する近道となります。
■「対話」と「集中」を実現するオフィス家具とレイアウトで会議時間を大幅削減
部門横断的な対話・コミュニケーションがとれるオフィスのレイアウトを構築することで普段から問題点や情報を共有しておくことで会議を開く回数を減らすことができます。
一般的な平机、横並びのレイアウトの場合、部署間の横断がしづらく、対話が生まれにくくなってしまいます。
これを角度の付いたデスクに変えるだけで簡単に対話の生まれやすいオフィスレイアウトに変えることができます。
雑誌「DIME」18年2月号の「業績アップのオフィス作り」に掲載されている「ブーメラン型デスク」は集中と雑談を両立し、会議時間を削減できるオフィスレイアウトを構築することが可能です。
平机からL字デスクに変えることで部署間をジグザグに移動することになります。また、異なる部署を横に連結させることもできるため、自然に会話が始まりやすい雰囲気が生まれます。
従来だと、ちょっとした打合せでも参加者全員の時間や内容の共有が必要になり、その調整に時間が取られていましたが、部署を超えた対話が可能になることで準備にかける時間も削減できます。また、別途ミーティングスペースを構える必要がなくなるため、オフィス空間をスリム化することが可能です。
さらに、チーム型の机を設置することで上長とのコミュニケーションが取りやすくなり、問題点の早期発見、スピード感のある対応にもつながります。
政府が働き方改革、ワークスタイルの変革を推進していることもあり、オフィスのフリーアドレス化など働き方を変えやすい環境が整ってきています。移転や配置換えを機にオフィスのレイアウトや家具を見直してはいかがでしょうか?